社員の休職対応に悩む経営者・人事担当者へ｜制度運用と実務の完全ガイド
目次
はじめに｜社員が「休職したい」と言ってきたら？
「突然、社員から“しばらく休職したい”と言われた…」
そんなとき、どのように対応すればよいか迷う経営者・人事担当者の方は少なくありません。
休職制度は、メンタル不調や病気などで一時的に働けなくなった社員をサポートする重要な制度です。しかし、制度の運用を誤ると、復職トラブル・法的責任・社内不信などのリスクにつながる可能性も。
この記事では、企業として休職対応に失敗しないための制度設計・対応フロー・復職支援までを網羅的に解説します。
ぜひ、あなたの会社のリスク対策と制度整備にお役立てください。
1. 休職制度の基本と法的な位置づけ
1-1 休職制度は義務ではない？就業規則に明記すべき理由
休職制度は法律で義務付けられているわけではありません。しかし、就業規則に明確な定めがないと、判断基準が曖昧になり、対応に一貫性が持てなくなります。
「どのような理由・状態で休職になるのか」「期間はどの程度か」「復職や退職の判断はどうするか」など、会社ごとのルールを文書化することがトラブル回避の鍵です。
1-2 労働基準法と会社の裁量：休職の法的位置づけを理解する
休職は就業規則ベースで運用される制度であり、労働基準法に明確な規定はありません。だからといって自由に扱って良いわけではなく、運用次第では「不当な退職勧奨」「雇止め」とみなされる危険も。労働契約法や判例に照らして、制度設計段階から法的視点を取り入れることが大切です。
2. 休職開始の判断と対応フロー
2-1 医師の診断書が出たらどうする？休職判断のプロセス
社員が医師の診断書を提出してきた場合、まずは就業継続の可否を会社として慎重に判断します。必要に応じて産業医の意見を仰ぎ、業務への支障や職場環境への影響などを踏まえた総合的な判断が求められます。診断書の有無＝即休職ではない点に注意が必要です。
2-2 休職通知書・面談・手続きの具体的な進め方
休職を認める場合は、「休職通知書」の交付が基本です。あわせて、本人との面談を通じて、今後の連絡方法・期間・復職時のフローについて共有します。傷病手当金の案内や社保手続きなど、休職者を支える社内オペレーションの整備も必須です。
3. 休職期間中の対応と注意点
3-1 傷病手当金の申請サポートと会社の役割
休職中の給与支給がない場合でも、健康保険の「傷病手当金」を受給できる可能性があります。企業はこの申請の際に必要な書類（事業主記入欄）を記入し、社員の生活支援に貢献する役割があります。説明不足による申請漏れや誤解がないよう、丁寧な案内が重要です。
3-2 連絡義務・復職意思確認など企業側がすべきこと
休職中の社員とは、定期的な連絡と復職意思の確認を行いましょう。連絡が途絶える・無断延長などが起きると、就業規則に基づいた退職処理が必要になることもあります。連絡方法や頻度、復職希望時の提出書類など、事前ルールの明文化がカギです。
4. 復職時の対応と職場復帰支援
4-1 産業医面談と就労可否の判断：復職フローの注意点
復職希望時には、主治医の診断書だけでなく産業医との面談を必ず実施しましょう。職場での適応状況を把握し、「再発リスクの有無」「業務再開の可否」を企業として慎重に判断します。産業医の所見に基づいた段階的復帰（リワーク・短時間勤務）も検討対象です。
4-2 復職トラブルを防ぐ“試し出勤”と配慮義務の実践
復職初期は不安定なケースも多く、「試し出勤（リハビリ出勤）」の制度を導入する企業も増えています。さらに、復職後の配置・業務内容に合理的配慮を行うことは法的義務に近い社会的要請でもあります。再発や退職に至らせないための体制づくりが重要です。
5. 制度の見直しと社内体制づくり
5-1 休職制度を形骸化させないための制度設計ポイント
制度は「あるだけ」では機能しません。想定される事例に応じて、「休職上限」「再休職の扱い」「復職不可時の処遇」などを明文化し、運用できる仕組みにすることが求められます。就業規則と実務が乖離していないか、定期的な見直しが重要です。
5-2 管理職への教育とメンタルヘルス体制の整備
現場の管理職が異変に早く気づくことが、休職予防と職場環境改善の第一歩です。メンタルヘルス研修や管理職向け面談マニュアル、社内相談窓口の設置などを通じて、“会社ぐるみの支援体制”を構築しましょう。経営者自らの理解と関与も、組織の安心感を生みます。
まとめ｜制度整備こそが“休職トラブル”最大の予防策
社員の休職は、企業経営にとって避けて通れないテーマです。
対応を誤れば、労務トラブルや人材流出、業務停滞につながるリスクもあります。
だからこそ、制度の設計・運用・記録・復職支援のすべてを「仕組み化」することが不可欠です。
そして、休職に至らせない職場づくり、復帰後も安心して働ける環境整備が、企業の持続可能性を高めます。
📩 社労士による制度設計・運用サポートを活用しませんか？
「うちの制度、就業規則と合ってるのかな…」
「メンタル休職の復職対応、どう進めれば？」
そんな不安を抱える経営者・人事担当者の方は、社会保険労務士への相談をぜひご検討ください。
✅ 就業規則の見直し
✅ 休職制度の整備・導入支援
✅ メンタルヘルス対策
✅ 産業医や外部EAP（相談窓口）との連携アドバイス
トラブルになる前の“予防対応”が企業リスクを最小限に抑えます
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